Datenschutzrichtlinie

Erklärung zur Einhaltung der GDPR

Warum haben wir dieses Dokument erstellt?


Das Ziel dieses Dokuments ist es,:
– Informieren Sie sich über die GDPR;
– Sie darüber zu informieren, was wir als Best Villas Lanzarote getan haben und weiterhin tun werden, um die GDPR einzuhalten; und
– um Sie bei der Nutzung der Produkte und Dienstleistungen von Best Villas Lanzarote zu unterstützen;
Wir können dieses Dokument immer dann aktualisieren, wenn wir der Meinung sind, dass dies dazu beiträgt, die oben genannten Zwecke besser zu erreichen.

Über die GDPR


Es wurde bereits viel über die GDPR geschrieben und gesagt, und es wird in Zukunft noch viel mehr gesagt und geschrieben werden. Sie wird weithin als eine der wichtigsten Rechtsvorschriften für den digitalen Sektor in der EU angesehen, wenn nicht sogar als die wichtigste.
Ein Kernwert der DSGVO ist, dass Menschen (“Datensubjekte”) die Kontrolle über ihre eigenen personenbezogenen Daten haben sollten. Wenn eine Organisation personenbezogene Daten kontrolliert (alle Informationen, die etwas über einen Menschen aussagen oder zur Identifizierung eines Menschen verwendet werden können), muss die Organisation die folgenden Hauptpflichten erfüllen.

Über dieses Dokument


– Jede Verarbeitung personenbezogener Daten muss den grundlegenden Prinzipien entsprechen, wie z. B. Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Genauigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit sowie Verantwortlichkeit);
– Jede Verarbeitung personenbezogener Daten muss auf einer gültigen und anwendbaren Rechtsgrundlage beruhen, die in der DSGVO aufgeführt ist (z. B. wenn die betroffene Person in Kenntnis der Sachlage eingewilligt hat oder wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist);
– Betroffene Personen müssen darüber informiert werden, welche Informationen über sie verarbeitet werden, warum (einschließlich der geltenden Rechtsgrundlage), für wie lange und wie sie gesichert werden;
– Die folgenden Rechte der betroffenen Personen müssen beachtet werden, und die betroffenen Personen müssen ausdrücklich über ihre Rechte informiert werden:
1. Zugang zu den über sie verarbeiteten Daten zu erhalten;
2. ihre Daten berichtigen, löschen oder einschränken zu lassen, wenn sie unrichtig oder nicht mehr erforderlich sind;
3. einer bestimmten Verarbeitung ihrer Daten widersprechen;
4. ihre Daten zu einem anderen Anbieter mitnehmen;
5. nicht ohne ihre Zustimmung einem Profiling und einer automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen werden;
6. sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Art und Weise der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren;


– Organisationen, die personenbezogene Daten mehr als nur gelegentlich verarbeiten, müssen eine aktuelle Aufzeichnung (Übersicht) darüber führen, welche Arten von personenbezogenen Daten sie verarbeiten, über welche Arten von betroffenen Personen, warum (welche anwendbare Rechtsgrundlage), für wie lange, mit welchen Datenverarbeitern und wo;
– Organisationen, deren Kernaktivitäten sich um die Verarbeitung personenbezogener Daten drehen, müssen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernennen, einen Datenschutzexperten, der dafür verantwortlich ist, sie bei der Einhaltung der DSGVO zu unterstützen, und der in allen wichtigen Datenschutzfragen konsultiert werden sollte;
– Für neue und risikoreichere Formen der Verarbeitung personenbezogener Daten muss zunächst eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) durchgeführt werden;
– Personenbezogene Daten müssen angemessen gegen versehentliche oder unrechtmäßige Zerstörung, Verlust, Änderung und unbefugte Weitergabe oder unbefugten Zugriff gesichert werden;
– Im Falle einer Verletzung der Sicherheit personenbezogener Daten müssen die Aufsichtsbehörde und/oder die betroffenen Personen benachrichtigt werden;
– Bei der Gestaltung von Systemen, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet werden, sollte der Schutz der Privatsphäre durch Design und Standard implementiert werden;
– Wenn eine andere Partei (ein “Auftragsverarbeiter”) beauftragt wird, personenbezogene Daten im Namen der Organisation zu verarbeiten, ist ein Datenverarbeitungsvertrag erforderlich;
– Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf nicht in Länder außerhalb des EWR ausgelagert werden, es sei denn, es bestehen spezifische angemessene Schutzmaßnahmen, wie vertragliche Musterklauseln, verbindliche Unternehmensregeln oder eine spezielle Vereinbarung wie das EU-US Privacy Shield.


Wichtige Begriffe und Definitionen der GDPR
“Persönliche Daten”


Art. 4 Abs. 1 DSGVO: “Personenbezogene Daten” sind alle Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person (“betroffene Person”); als bestimmbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.


Diese Definition ist sehr weit gefasst: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (genannt “betroffene Person”) beziehen. Wichtig ist, dass dies nicht nur “persönlich identifizierbare Informationen” (in den USA meist als “PII” bekannt) umfasst, die eine Person direkt identifizieren, wie z. B. Namen, Adressen und Telefonnummern, sondern auch IP-Adressen, Informationen über persönliche Interessen und viele der Informationen, die über Cookies gespeichert und gelesen werden. Auch wenn der Name einer Person nicht bekannt ist, enthält ein Kundenprofil personenbezogene Daten.
“Verarbeitung”


Art. 4 Abs. 2 DSGVO: “Verarbeitung” ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten oder einer Reihe personenbezogener Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Strukturierung, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Auch diese Definition ist sehr weit gefasst. Unter “Verarbeitung” ist jeder Vorgang zu verstehen, der mit personenbezogenen Daten durchgeführt wird: nicht nur das Einsehen oder Verändern der Daten, sondern auch deren bloße Speicherung, Übertragung und sogar deren Löschung.

“Steuerung”
Art. 4 Abs. 7 DSGVO: “Verantwortlicher” ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet; werden die Zwecke und Mittel der Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten bestimmt, so können der Verantwortliche oder die spezifischen Kriterien für seine Benennung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden
Im Wesentlichen ist der für die Verarbeitung Verantwortliche die Partei, die bestimmt, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies ist oft eine Partei, die einen Vertrag mit einzelnen Personen hat, um ihnen Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. So ist z.B. ein Hotel in der Regel der Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten seiner Gäste.


“Prozessor”
Art. 4(8) DSGVO: “Auftragsverarbeiter” ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet;
Der Auftragsverarbeiter ist derjenige, der von der verantwortlichen Stelle beauftragt wird, personenbezogene Daten im Auftrag der verantwortlichen Stelle zu verarbeiten.
Was 4B Villas Lanzarote Property Management S.L. getan hat und weiterhin tut, um die GDPR einzuhalten
Bestimmte Verpflichtungen gemäß der DSGVO gelten für “Verantwortliche” (die Partei, die bestimmt, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden), während andere Verpflichtungen für “Auftragsverarbeiter” gelten (die Partei, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet).


Beste Villen Lanzarote als Prozessor
Die Produkte und Dienstleistungen von Best Villas Lanzarote sollen Hoteliers dabei helfen, Direktbuchungen zu steigern, Gästebeziehungen aufzubauen und ihre Online-Marketingbemühungen effizienter zu gestalten. Als solcher verarbeitet Best Villas Lanzarote personenbezogene Daten von (potenziellen) Gästen des Hoteliers in dessen Auftrag und gilt daher in dieser Hinsicht als Auftragsverarbeiter.


Die Datenverarbeitungsvereinbarung von Best Villas Lanzarote regelt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer (potenziellen) Gäste durch Best Villas Lanzarote und hilft Ihnen, die Einhaltung der GDPR bei der Nutzung der Produkte und Dienstleistungen von Best Villas Lanzarote nachzuweisen.


Beste Villen Lanzarote als Controller
Best Villas Lanzarote verarbeitet auch personenbezogene Daten über die Villenbesitzer selbst sowie deren Vertreter und Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang bestimmt Best Villas Lanzarote die Zwecke und Mittel der Verarbeitungstätigkeiten und qualifiziert sich daher als Verantwortlicher.


Die Datenschutzrichtlinie von Best Villas Lanzarote regelt die Verarbeitung Ihrer eigenen personenbezogenen Daten sowie die Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen, die die Produkte oder Dienstleistungen von Best Villas Lanzarote nutzen, kaufen oder verwalten, und stellt Ihnen alle erforderlichen Informationen und Rechte der Betroffenen zur Verfügung.


Grundsätze der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss mit den Grundprinzipien der GDPR übereinstimmen. Wir tun unser Bestes und werden dies auch weiterhin tun, um diese Datenverarbeitungsprinzipien in den Kern unserer Produkte, Dienstleistungen und Organisation zu implementieren.


Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur dann, wenn wir dies für einen legitimen Zweck gemäß der DSGVO für notwendig erachten, und wir tun unser Möglichstes, um vollständige, aber dennoch prägnante und leicht zugängliche und verständliche Informationen über alle unsere Aktivitäten zur Verarbeitung personenbezogener Daten bereitzustellen.


Neben unserer Datenschutzerklärung und der Datenverarbeitungsvereinbarung stellen wir Ihnen einen Textvorschlag zur Verfügung, den Sie in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen können, um Ihren (potenziellen) Gästen zu erklären, warum Sie unsere Produkte und Dienstleistungen nutzen, um deren personenbezogene Daten auf effiziente und sichere Weise zu verarbeiten.
Wir geben natürlich nur eine Anregung, denn Sie als Hotelier sind der Controller für die personenbezogenen Daten Ihrer Gäste und Sie entscheiden letztlich, wie und warum Sie deren Daten gemäß der GDPR verarbeiten möchten.


Zweckbindung
Wir verwenden personenbezogene Daten nur für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, wie in unserer Datenschutzerklärung und Datenverarbeitungsvereinbarung beschrieben. Best Villas Lanzarote wird zum Beispiel keine E-Mail-Adressen, die während einer Buchung gesammelt wurden, verwenden, um im eigenen Namen Werbung für andere Hotels zu versenden.


Datensparsamkeit
Wir verwenden personenbezogene Daten nur für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, wie in unserer Datenschutzerklärung und Datenverarbeitungsvereinbarung beschrieben. Best Villas Lanzarote wird zum Beispiel keine E-Mail-Adressen, die während einer Buchung gesammelt wurden, verwenden, um im eigenen Namen Werbung für andere Hotels zu versenden.


Wir verarbeiten nicht mehr personenbezogene Daten, als wir für unbedingt notwendig erachten, um Ihnen optimale Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können. Wir kombinieren keine personenbezogenen Daten, die wir bei der Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen für Sie gesammelt haben, mit anderen personenbezogenen Daten, die wir möglicherweise anderweitig erhalten haben, es sei denn, wir haben zuvor Ihre spezifische, ausdrückliche und informierte Zustimmung erhalten. Wenn Ihr Vertrag mit Best Villas Lanzarote beendet ist, geben wir Ihnen auf Wunsch Ihre Daten zurück und/oder sie werden von den Servern von Best Villas Lanzarote gelöscht.


Genauigkeit
Das Prinzip der Genauigkeit ist auch eine Anforderung an Steuerungen. Das bedeutet, dass die Daten bei Bedarf auf dem neuesten Stand gehalten werden sollten und immer so genau wie möglich sein sollten. Wenn Sie unsere Hilfe benötigen, um bestimmte Daten über Ihre Gäste oder sich selbst zu korrigieren, lassen Sie es uns bitte wissen und wir werden Ihnen nach Kräften helfen.


Speicherbegrenzung
Personenbezogene Daten sollten nicht länger aufbewahrt werden als nötig, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen. Das heißt, wenn personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, sollten sie sicher gelöscht werden.
Integrität und Vertraulichkeit
Um personenbezogene Daten zu schützen, zu sichern und zu bewahren, sollten die für die Verarbeitung Verantwortlichen einen Informationssicherheitsrahmen implementieren. Best Villas Lanzarote trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, wie in unserer Sicherheitsdokumentation (siehe unten) erläutert.


Rechenschaftspflicht
Das Prinzip der Genauigkeit ist auch eine Anforderung an Steuerungen. Das bedeutet, dass die Daten bei Bedarf auf dem neuesten Stand gehalten werden sollten und immer so genau wie möglich sein sollten. Wenn Sie unsere Hilfe benötigen, um bestimmte Daten über Ihre Gäste oder sich selbst zu korrigieren, lassen Sie es uns bitte wissen und wir werden Ihnen nach Kräften helfen.
Wir haben das vorliegende Dokument speziell verfasst, um unsere Übereinstimmung mit den oben genannten Prinzipien zu demonstrieren, und auch, um Ihnen zu helfen, Ihre Übereinstimmung zu demonstrieren, wenn Sie sich entscheiden, unsere Produkte und Dienstleistungen zu kaufen.
Wir haben auch mehrere relevante interne Dokumente und Richtlinien entworfen und verabschiedet, die uns helfen zu zeigen, dass wir die Prinzipien und Verpflichtungen der GDPR tatsächlich in die Praxis umsetzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unten.


Rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Artikel 6 der GDPR liefert die gültigen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Diese Liste ist erschöpfend, was bedeutet, dass diese aufgelisteten Gründe die einzigen gültigen Rechtsgründe sind, und mindestens einer dieser Gründe muss immer gültig und anwendbar sein, um jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu rechtfertigen.
1. Informierte Zustimmung;
2. Erfüllung eines Vertrages;
3. Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung;
4. Lebenswichtige Interessen der betroffenen Person;
5. Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe;
6. Berechtigte Interessen, die von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verfolgt werden


Wenn Sie uns um die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen bitten oder uns um relevante Informationen bitten, verarbeiten wir Ihre Daten, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen oder um entsprechende Vorbereitungen zu treffen (z.B. um ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot zu erstellen).
Wenn Sie mit uns einen Vertrag über die Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen abgeschlossen haben, verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer (potenziellen) Gäste, um unseren Vertrag zu erfüllen. Eine umfassendere Beschreibung unserer Verarbeitungstätigkeiten und -zwecke finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.


Unsere Maßnahmen zum Nachweis der GDPR-Konformität
Neben der vorliegenden Compliance-Erklärung wurden die folgenden Dokumente und Richtlinien angenommen, um die GDPR einzuhalten und die Einhaltung der GDPR nachweisen zu können.


Externe Datenschutzrichtlinie
Wir haben unsere Datenschutzrichtlinie gründlich überarbeitet, um alle relevanten Informationen bereitzustellen, die von der GDPR gefordert werden. Dazu gehören Informationen über die folgenden Punkte:
– unsere Verarbeitungszwecke;
– die Kategorien der betroffenen Personen, von denen wir Informationen verarbeiten;
– die Art der personenbezogenen Daten (z.B. Name, etc.);
– Rechte der Betroffenen (z. B. Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Beschwerden)
Unsere externe Datenschutzrichtlinie finden Sie hier.


Vereinbarung zur Datenverarbeitung
Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung wurde von Rechtsexperten erstellt, um alle Anforderungen der GDPR zu erfüllen. Unsere DPA enthält zum Beispiel Bestimmungen über:
– eine Beschreibung der entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten;
– geltende Zwecke und Anweisungen;
– Maßnahmen für Sicherheit und Vertraulichkeit;
– anwendbare Unterauftragsverarbeiter und Verfahren zur Beauftragung eines anderen
– (Sub-)Prozessor;
– Pflichten zur Benachrichtigung bei Verstößen gegen personenbezogene Daten;
– Unterstützungspflichten, um die Rechte der betroffenen Personen zu gewährleisten;
– die Rückgabe oder Löschung von personenbezogenen Daten bei Kündigung;
– Audits und Inspektionen.


Eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung für Kunden von Best Villas Lanzarote kann per E-Mail an dpo@Best Villas Lanzarote.com angefordert werden.


Sicherheitsdokumentation
Wir haben einen Prozess implementiert, um unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig zu bewerten und zu aktualisieren, und wir haben unsere aktuellen Sicherheitsmaßnahmen dokumentiert. Wo es relevant und möglich ist, setzen wir Verschlüsselung und Pseudonymisierung ein, um personenbezogene Daten zu schützen und die Privatsphäre zu verbessern, wie von der GDPR vorgeschlagen. Um zu vermeiden, dass wir unsere Dokumentation zu oft aktualisieren müssen, und um darüber hinaus zu verhindern, dass Informationen über unsere Sicherheit missbraucht werden können, konzentriert sich unsere Sicherheitsdokumentation darauf, einen High-Level-Überblick über die Sicherheitsmaßnahmen zu geben, und nicht darauf, detaillierte (technische) Beschreibungen zu liefern.


Interne Aufzeichnung von Verarbeitungstätigkeiten
Unter der GDPR ist es sowohl für Datenverantwortliche als auch für Datenverarbeiter verpflichtend, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Best Villas Lanzarote führt Buch darüber, wessen persönliche Daten verarbeitet werden und zu welchen Zwecken. Wir dokumentieren auch, an wen wir die Daten weitergeben und welche Sicherheitsmaßnahmen wir zum Schutz der Daten getroffen haben.


Interne Datenschutzrichtlinie
Wir haben eine interne Datenschutzrichtlinie verfasst und verabschiedet, die den Mitarbeitern vorgibt, wie sie mit personenbezogenen Daten für Best Villas Lanzarote umgehen müssen, und auch, wie ihre eigenen personenbezogenen Daten von Best Villas Lanzarote behandelt werden.


Datenschutz durch Design und Standard in unseren Produkten und Dienstleistungen
Bei der (Weiter-)Entwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen berücksichtigen wir den Datenschutz als eine der Hauptanforderungen. Zum Beispiel haben wir eine Analyse über die rechtlichen Anforderungen für die Verwendung eines Buchungs-Tools durchgeführt. In diesem Tool bieten wir Empfängern von Erinnerungs-E-Mails die Möglichkeit zum Opt-Out. Die Standardeinstellungen unseres Dienstes erlauben die Verarbeitung eines minimalen Datenvolumens.


Datenschutzbeauftragter
In einigen Fällen schreibt die DSGVO die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) vor. Best Villas Lanzarote hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der Best Villas Lanzarote in Sachen Datenschutz berät.


Datenschutz-Folgenabschätzung
Sollte Best Villas Lanzarote in Zukunft eine Verarbeitung personenbezogener Daten planen, die ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringt (wie z.B. die Verarbeitung sensibler Daten in großem Umfang oder die automatisierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Profiling), wird es seinen Kunden bei der Durchführung der erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung unterstützen, bevor es mit der Erbringung dieser Dienstleistungen beginnt.


Angemessene Sicherheitsvorkehrungen für den internationalen Transfer
Die GDPR verlangt angemessene Schutzmaßnahmen für die Übertragung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), zu dem alle EU-Länder und die Nicht-EU-Länder Island, Liechtenstein und Norwegen gehören. Wenn wir Daten außerhalb des EWR speichern, stellen wir sicher, dass wir mit dem jeweiligen Dritten EU-Standardvertragsklauseln abschließen, oder stellen sicher, dass der jeweilige Dienstleister mit Sitz in den USA Privacy-Shield-zertifiziert ist
Erhalten Sie die neuesten Updates


Ab dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten EU die General Data Protection Regulation (GDPR). Diese neuen Datenschutzbestimmungen gelten für jede Organisation, die personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeitet, einschließlich Best Villas Lanzarote und seiner Kunden. Die GDPR ersetzt und erweitert den Geltungsbereich der früheren EU-Richtlinie und ihrer nationalen Umsetzungsgesetze. Auch die Bußgeldschwellen für die Nichteinhaltung wurden deutlich erhöht.

Welche persönlichen Daten wir sammeln und warum wir sie sammeln

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